En el código de comercio todos los comerciantes tienen la obligación de llevar razón y cuenta de sus actividades en los libros contables, en base a una contabilidad que se encuentre presentada uniformemente, que sea veraz y que funcione de justificante para cada una de las actividades susceptibles al registro contable.
Todos los comerciantes deben llevar el registro tanto en el libro diario, como en los balances e inventarios, con libros registrados y documentación en base al adecuado sistema de integración contable. De esta manera, se produce una mayor claridad en cuanto a actos de gestión y situación patrimonial.
Los libros contables
En el código de comercio, cuando se refiere al libro diario, expresa que se llevará el registro día por día de acuerdo al orden que se vayan efectuando las operaciones que haga el comerciante, en cuanto a papeles de crédito y a otros valores que reciba y emita, de esta manera, en cada partida contable se podrá manifestar claramente cuál es la parte deudora y acreedora.
El libro de inventario se abre con las descripciones claras en cuanto a los bienes, créditos o algún otro tipo de valor que forme parte del capital. Luego de los tres primeros meses en cada año, este libro se extiende al presentar el balance en los bienes, créditos, acciones, deudas y obligaciones hasta la fecha.
Los balances
A los balances dentro de los libros contables, se les conoce también como balance general, balance de situación o estado de situación del patrimonio, en este estado financiero se refleja la información financiera y económica que están separadas en tres partes: patrimonio netos, pasivos y activos.
En todos los balances de los libros contables se debe expresar con exactitud y de forma veraz la situación financiera del negocio hasta la fecha en cuestión. Las partidas se encuentran formadas con la base de cuentas abiertas y en base a criterios uniformes de valoración.
La presentación
Los libros contables que son indispensables de acuerdo a las reglas del código de comercio, se tienen que encontrar foliados y encuadernados, y en esta forma, cada comerciante los tiene que presentar al tribunal de comercio que le corresponda, con ello, se le coloca nota firmada y datada el destino del libro, el número de hojas que contiene y el nombre del dueño. En el caso de poblaciones donde el tribunal de comercio no exista, esta función la realiza el juez de paz.
Específicamente se pueden presentar los libros contables en base a cumplimiento de los siguientes puntos:
- No puede presentarse la alteración del orden progresivo de los asientos contables, en cuanto a las operaciones y fechas.
- Todas las partidas contables tienen que sucederse unas a otras, por lo tanto, no pueden presentarse blancos ni huecos.
- Las omisiones y equivocaciones se presentan por medio de un nuevo asiento hecho para la fecha del error, no puede presentarse tachaduras.
- No se puede alterar la encuadernación y foliación de los libros contables, así como arrancar alguna de sus partes.